中小企業のDXにおいて、必ずと言って良いほど欠かせない取り組みになるのがクラウドサービスの導入です。従来よりもはるかに効率的な運用ができ、コストパフォーマンスの面でも優れた成果を残せるクラウドは、DXに伴う強力な味方となるでしょう。
この記事では、そんなクラウド導入に際して中小企業の担当者が知っておきたい、クラウドの強みや導入時の課題、そしてクラウド導入を成功するためのポイントについて、解説します。
クラウドとは？
クラウドは、インターネットを介してサービスを提供する形態を指す言葉です。
例えばソフトウェアの場合、これまでは購入したソフトを直接PCにインストールして使用するのが一般的でした。しかしクラウド形式のソフトを購入すると、ソフトをPCにインストールしなくとも、オンライン環境にあればそのまますぐにオンラインで使用することができます。
今やクラウドはあらゆるサービスの提供において主流となりつつある形態であり、ソフトの提供はもちろん、サーバーやOSといった環境もクラウドで提供し、サービスはサービス利用者が所持するものではなく、ライセンス形式で気軽に利用できるものとなってきました。
中小企業におけるクラウド導入の主なメリット
クラウドサービスの導入は、大企業はもちろん中小企業にとっても多くのメリットをもたらし、生産性向上などに役立ちます。具体的にどのような利点が期待できるのか、ここで確認しておきましょう。
サービスをスピーディに導入できる
クラウドサービスは、従来の直接現場に製品を導入するオンプレミス形式とは異なり、ライセンスを契約してすぐにサービスを利用できるのが強みです。
オンプレミスの場合は購入の後製品が現場に届くのを待ったり、現場環境にインストールしたりする手間と時間がかかりました。しかしクラウドの場合、オンライン環境さえあればその場でライセンスを契約し、使用を開始できるので、待ち時間や導入負担はほぼかかりません。
常に最新の製品を利用できる
クラウドサービスは基本的にサービスプロバイダーがサービスを直接管理し、アップデートを行ってくれるため、サービス利用者がアップデートや製品の買い替えをする必要はありません。普段通り使用しているだけで常に最新の製品を利用でき、時代のニーズに最適化された互換性も備えられるので、デジタル活用の手間は一段と小さくなるでしょう。
初期費用負担が小さい
クラウドの料金体系は月額や年額でのライセンス契約、あるいは使用した分だけ支払いが発生する従量課金が主流のため、一括購入の負担が発生しません。
オンプレミスの場合はどうしても一括購入費用がかかるため、初期費用負担が大きく、予算の確保に悩まされることもあるものです。クラウドの場合はそういった負担を無しにして、定期的な支払いのみで最新のサービスを利用でき、コストパフォーマンスに優れます。
維持管理の負担がかからない
初期費用が小さいのに加え、維持管理の負担がかからないのもクラウドの強みです。ソフトはプロバイダーが自動でアップデートしますし、ハードウェアのメンテナンスもプロバイダーの業務であるため、自社で維持管理の負担を強いられることはありません。
維持管理に割いていた時間や人材を、別の業務に回せるようにもなるでしょう。
中小企業におけるクラウド導入の主な成功事例
中小企業におけるクラウド導入の成功事例は多く、あらゆる業界での導入が進んでいます。ここではその一例を紹介します。
坪井工業株式会社
建設会社の坪井工業株式会社では、社内のペーパーレス実現に向けてクラウド導入を進めました。これまでは紙で行っていた受発注業務や請求支払いをデジタル化し、クラウドのプラットフォームを使って一括管理できるようになったことで、紙媒体を使用するコストを丸ごと削減することに成功しています。
出典：https://www.infomart.co.jp/case/0247.asp
マーキュリープロジェクトオフィス株式会社
デザイン制作を手掛けるマーキュリープロジェクトオフィス株式会社は、見積書の作成からクラウド化を進め、一定の成果を挙げています。
社内で一元化されたデータベースと連携して見積書作成ができるようになったことで、見積もり作成にかかる負担が削減しただけでなく、売上分析を透明化して客観的に実施できるようになり、現場レベルの効率化と経営の透明化を実現しました。
出典：https://www.salesforce.com/jp/customer-success-stories/mpo/
クラウド導入の際の課題
クラウド導入は魅力的なメリットが揃う反面、注意しておきたい導入課題もあります。主な課題としては、
- 業務環境の整備が必要
- カスタマイズは制限される
- ライセンス料金を支払い続ける必要がある
と言ったものです。まず、クラウド導入に際してはクラウドありきの業務プロセスを検討し直さなければなりません。既存のシステムをそのまま入れ替えるような形で使えるのであれば問題はさほど大きくはありませんが、そうでない場合には全社的な業務の再編が必要なこともあるでしょう。
また、クラウドサービスは基本的にサービスプロバイダーが機能の面の管理を一括で行っているため、自社向けにカスタマイズするような方法は制限されます。オプションで機能を増減することはできますが、自社の業務に最適化してカスタマイズすることはできないため、注意しましょう。
クラウドサービスは初期費用こそかかりませんが、サービスを利用している限りは半永久的に料金の支払いが発生します。サービスの利用を停止すれば料金の発生は止まるものの、永遠にコストを支払い続けることは前提としなければなりません。
- クラウド導入の手順
- クラウドの導入は、
- 自社課題の検討
- 課題の分析、必要なソリューションの策定
- クラウドサービスの選定
- 実装
- 効果測定と改善
という順番で進めます。クラウドとは一言で言ってもそのサービスの種類は無数であるため、まずは自社の課題を洗い出すことが重要です。解決すべき自社の課題がわかることで、導入すべきサービスも見えてくるというわけです。
課題の洗い出しが終わったら、その課題はなぜ発生しているのかという分析を行い、原因を根本から解決するためのソリューションを導きます。何をすれば解決できるのか、ということを考えながらサービスを選ぶことで、高い導入効果が期待できるでしょう。
クラウドサービスの選定が終わったら、実装を進めます。チャットツールなどであれば導入してすぐに使い始めることができますが、社内のデータベースとの連携が必要なケースなどもあるため、導入に際しては余裕を持って進めるのがおすすめです。
クラウドサービスの導入が完了したら、実験的に運用を進めます。定期的に効果測定を実施し、どれくらい導入効果が出ているのか、どんなところに改善の余地があるのかを把握し、より最適なサービスの使い方を検討しましょう。
- クラウドサービスの選定方法
- クラウドサービス選びのポイントとして、
- 自社に必要な機能が揃っているか
- 導入実績が豊富か
- システムとの互換性に問題はないか
は最低限確認しておくべきでしょう。まず、自社課題の解決にはそれに適した機能が求められるため、きちんとスペックを確認し導入すべき製品を絞ります。
また、長期の運用に耐えうる信頼性を備えた製品かどうかを、これまでの導入実績を参考にすると、より安心して導入が進められるでしょう。自社の既存システムとの相性も重要で、なるべく互換性のある製品を選んだ方が、スムーズに運用ができます。
まとめ
この記事では、クラウド導入のメリットや課題点について、具体的な導入事例とともに紹介しました。クラウド導入は多くのメリットがある反面、適切な導入プロセスを踏めなければ成果が期待できないという課題も抱えています。自社の課題を分析し、必要なソリューションを明らかにした上で、信頼性の高いクラウドサービスを導入できるのがベターです。
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